Hogar, dulce oficina

Darwin Alexis Arévalo Cucul
 Estudiante de Ingeniería en Ciencias y Sistemas - USAC
dalexis.da@gmail.com
Brayan Alberto Chinchilla Ramos
 Estudiante de Ingeniería en Ciencias y Sistemas - USAC
brayan.chinchilla.gt@gmail.com




Cuando nuestro hogar se convierte en nuestra área de trabajo, y la distancia entre nuestra casa y nuestra oficina se reduce a la distancia entre nuestra habitación y nuestro estudio, los límites antes claramente definidos entre el trabajo y el hogar parecen romperse. El entrelazamiento de estas áreas representa una serie de dificultades; en lugar de proponer ideas para combatir estos obstáculos, existen algunas acciones proactivas que ayudan a evitarlas completamente.

El no tener que transportarse a la oficina por las mañanas y transportarse de regreso a casa por las tardes representa un alivio para la mayoría de las personas. Sin embargo, esta rutina aparentemente improductiva tiene un impacto importantísimo en la forma en que establecemos los límites entre nuestro hogar y el trabajo. Son las tareas aparentemente triviales que realizamos al inicio y al final de nuestro horario de trabajo las que ayudan a nuestra mente a entrar y salir de modo trabajo [1]. Por suerte para nosotros, este efecto es fácilmente simulado a través de hábitos y rutinas. Acciones sencillas logran el truco, como iniciar el día con una hora de ejercicio y un desayuno sin distracciones, o bien finalizar el día distanciándonos de aparatos electrónicos y leyendo un libro. Las acciones son meramente simbólicas, la consistencia es la clave.

Es posible que incluso cuando se toma la iniciativa de establecer límites entre el trabajo y el hogar pareciera que nuestros colegas, jefes, familia o amigos no consideran estos límites. En primera instancia debe considerarse que si los límites no están siendo respetados quizá es porque estos límites no han sido comunicados claramente. Estos límites o acuerdos pueden incluir los horarios y medios de comunicación, así como los espacios físicos asignados a cada área. Los límites no deben ser interpretados como barreras sino como pautas que facilitan el respeto del tiempo y energía de los involucrados, además de establecer claras expectativas.

Trabajar desde casa nos brinda una serie de libertades, es vital que usemos esas libertades responsablemente para alcanzar un verdadero balance entre hogar y trabajo.

Imagen 1: Mayor productividad, conectividad e independencia de IT Fuente: Elaboración propia

Comunicación Transparente

La comunicación es importante debido a que por medio de ella sabemos qué hacer y cómo hacer el trabajo, es vital importancia tener buenas habilidades de comunicación, tanto oral como escrita, para que la información sea recibida y entendida de manera correcta y así evitar confusiones y pérdida de tiempo.

Cuando hay falta de comunicación también hay falta de confianza y compromiso de parte del que trabaja remotamente. Es por ello que los que tienen a cargo un grupo de personas, deben constantemente crear la confianza necesaria por medio de la constante comunicación.

Cuando los trabajadores comparten un mismo espacio físico, existen varias oportunidades informales para comunicarse entre ellos; desde dirigirse a la oficina de un colega, hasta conversaciones en la cafetería, o en el parqueo. Este no es el caso para el teletrabajo, es por esta razón que toda la comunicación debe ser intencional y transparente.

Una forma de cultivar esta transparencia es optar por utilizar medios de comunicación públicos siempre que sea posible. En un estudio realizado por Igloo, 60% de los entrevistados reportaron que en más de una ocasión han perdido información relevante porque se comunicó de forma privada [3]. Cuando la información no alcanza a los destinatarios deseados, se tiene una receta para todo tipo de desastre, existen algunas medidas a considerar cómo colocar documentos en carpetas compartidas, utilizar chats grupales, copiar a todos los involucrados en una conversación de correos electrónico. Después de todo, si el equipo de trabajo no es capaz de acceder a la información, entonces esa información no existe.

Un efecto secundario puede darse cuando tratamos de comunicarnos en el teletrabajo sobre la calendarización de videoconferencias, normalmente este fenómeno nace de una buena intención de tener a todos los involucrados informados; no obstante, puede terminar siendo una carga innecesaria para algunos de los asistentes. Para evitar esta situación debe determinarse el rol de los distintos miembros del equipo en cada videoconferencia; naturalmente la presencia de algunas personas será indispensable para la reunión, pero otro grupo de personas solo necesita estar informada de las partes más esenciales, en cuyo caso puede compartirse la minuta de la reunión, así como la grabación de la misma para ser accedida de ser requerido.

Organización para entrega de tareas efectivas

Cuando se trabaja desde casa es común relajarnos un momento en el sillón, mientras disfrutamos de un café; esto nos ayuda a despejar la mente y a liberarnos, sin embargo, no servirá de mucho si al regresar al trabajo tenemos tantas tareas acumuladas que no sabemos por dónde empezar. Es por ello que la organización del tiempo es esencial para entregar tareas a tiempo o incluso antes. Debemos tomar nota de las tareas hechas y por hacer y estimar el tiempo que nos llevará realizar cada una de ellas, esto con el fin de tener un panorama amplio de nuestro trabajo (Imagen 2). Al principio puede que nos sea difícil saber cuánto tiempo puede llevar el completar una tarea, por eso es recomendable tomar nota del tiempo que nos hacemos realizando cada una. Al pasar el tiempo ya tendremos un dato más exacto y podremos calendarizar las tareas manera precisa.

Imagen 2: Tablero de Trello Fuente: Trello, Usuario Brian Cervino

Existen software para el control y organización de tareas; un ejemplo de ello es Trello, donde se puede organizar prácticamente todo, desde nuestras tareas profesionales hasta nuestras tareas personales de manera flexible y versátil [5]. Es un tablero que nos muestra un panorama global de nuestras tareas, desde lo hecho, lo que se está haciendo y lo que se hará. Cada uno puede personalizarlo a su gusto.

Establecer límites entre el trabajo y el hogar es indispensable para asegurar un ambiente saludable de trabajo que a su vez maximiza la productividad y minimiza el estrés. La organización de tareas es un factor muy importante para que el trabajo remoto sea productivo. Sin una comunicación fluida, el trabajo remoto puede fracasar.

Referencias