El valor de los datos en las PYMES

Ariel Eliseo Sahuay Velásquez
eliseosahuay@gmail.com
Estudiante de Ingeniería en Ciencias y Sistemas - USAC

Palabras clave: Sistemas de información, Business Intelligence, BI, Valor de la información, PYME, pequeña y mediana empresa

Como se ha dicho según las empresas implementan distintos sistemas para la gestión de sus datos, pero será la forma adecuada como manejan sus datos, esto surge debido a que se tenga un sistema grande de información y complejo con una interfaz con muchos colores y gráficas creadas con la mejor tecnología en el mercado no es necesariamente efectivo. O que se tenga un sistema pequeño con 4 reportes.

Todo esto depende de la información que reflejan los reportes y los datos almacenados. No importa cuán grande o pequeño sea el sistema si no que la información presentada sea obtenida de forma rápida, fácil y útil para lo que estemos analizando, porque el tener un sistema que nos provea información útil y rápida nos puede ayudar a una toma de decisiones, un control de ventas, un control de ingresos y gastos de las empresas. Así como poder visualizar los puntos picos en los cuales se venden más productos o cuando tenemos menor demanda. Todo esto y mucho más podemos saber con la información en nuestro poder.

Cosa que muchas veces los gerentes o dueños de las pequeñas y medianas empresas desconocen, de lo que tienen en su poder, en aquellos archivos de Excel, Word, libros contables, etc. Que esta información puede ser extraída, transformada y cargada (ETL) en una herramienta de BI, en la cual se puede analizar ventas, compras y encontrar una respuesta a problemas sobre cuando abastecer y cuando no de materia prima. De cuántos recursos necesitamos en una temporada de producción, si los meses que se aproximan son altos o bajos en ventas, si necesitamos invertir en máquinas de producción o si necesitamos hacer cambios. Esto lo podemos saber analizando todos los datos históricos almacenados en aquellos archivos de Excel de 40Mb de una empresa, en donde anotan las ventas y pedidos. Por medio de herramientas de Business Intelligence si los datos al menos están estructurados. Caso contrario sería otra la forma de abordar este problema.

Muchas veces se piensa que el implementar un sistema de manejo de datos y más un sistema de análisis de datos son gastos innecesarios y que no traen ventaja alguna. En el caso de los sistemas de información hay empresas que aún utilizan archivos de Word y Excel para llevar el control de cuentas, inventarios, ventas y compras. No siendo la mejor opción ya que existe un problema de escalabilidad si se utiliza este método. El acceder y buscar en ellos cada vez se hará un poco más tardado, tedioso y repetitivo, el tener un sistema de información que administre toda la data importante para la empresa, hará tener un medio más seguro, ordenado y controlado. Más fácil de manipular e ingresar información a la base de datos la cual alimentaria al sistema de análisis de datos.

En el caso del análisis de datos o Business Intelligence que, en pocas palabras, es el análisis de nuestros datos históricos para una mejor toma de decisiones, existen soluciones que son de Open Source que reducen costos de inversión, también empresas grandes como Microsoft ofrece soluciones a un precio relativamente bajo. Si pensamos solamente en la solución esa sería la respuesta.

Dentro de los beneficios que conlleva implementar sistemas de información se pueden mencionar la mejora de la toma de decisiones, además de esto se pueden reducir costos y si se hace un uso adecuado de toda esta información la inversión se puede recuperar rápidamente, ya que conoceremos nuestro estado actual, definir a donde queremos llegar y tomar mejores decisiones para alcanzar nuestro objetivo.

Para ejemplificar el valor de los datos podemos ver el caso de Tesco. Tesco inicio como una línea de supermercados, fue de las primeras compañías en experimentar los beneficios de implementar Business Intelligence y el aprovechamiento de los datos generados, para poder implementarlo inicio promoviendo membresías. Con ellas pudo obtener los datos y observar los patrones de comportamiento de sus clientes.

Con toda la información recolectada, se pudo observar las ventas históricas y predecir el stock necesario, el éxito fue tal que llegaron a predecir las ventas por producto en cada tienda, siendo capaz de ahorrar 100 millones de libras.

El implementar BI se puede realizar en distintas industrias tal es el caso del Hotel Wellington donde su mayor problema era el tiempo y costo que consumían el poder generar reportes de las situaciones en el momento, debido a esto busco centralizar la información de sus procesos y tener una solución que le diera los reportes en poco tiempo, costo relativamente bajo, explorar la información presentada.

“El valor de la información es cero, es lo que haces con ella lo que realmente importa”2

Conclusiones

  • El buen uso de la información nos puede dar una ventaja considerable sobre qué hacer y qué no hacer en determinado momento.

  • La información es conocimiento y el conocimiento nos hará tomar la mejor decisión sobre donde estamos, a dónde queremos llegar y pensar en la estrategia correcta para llegar a nuestro objetivo.

  • Un sistema de información es exitoso, si la información que almacena es útil y aporta lo que realmente se necesita para la empresa.

  • La inversión inicial de un sistema de BI se recupera según el nivel de utilización que se dé a los reportes e información proporcionada.

  • Una empresa que no conoce el valor de la información que tiene en su poder desconoce dónde está y hacia dónde se dirige.

Referencias

  1. Pau Urquizu (23/12/2011). Consejos para la PYME que busca Business Intelligence. (10/2/2018)
  1. Laemoyelemo (12/9/2010). Era de la información. (10/2/2018)
  1. Solo Pienso en TIC (24/10/2017). Business Intelligence: los casos de éxito más famosos. (10/2/2018)
  1. Inteligencia de Negocios (26/09/2013) Tres casos de Éxito de B.I. (24/09/2018)